Co jsou to vlastně tzv. “Řízené tiskové služby”? To jsou tiskárny a kopírky, o které se nemusíte vůbec starat. A to jak po stránce software, hardware i spotřebního materiálu.
Každý z vás to jistě zná. Je pátek ráno a dojde toner v zasedačce. Nikdo neví, kdo ho má objednat. Nebo váš počítač najednou “nevidí” žádnou ze síťových tiskáren a kolega z IT, který to má řešit, zrovna namísto toho vytahuje zaseknutý papír v jiné tiskárně někde v budově o tři patra výše. A brzké vyřešení je v nedohlednu. I takhle vypadá tisk, o který se oficiálně nikdo nestará. Tohle jsou běžné situace, které pokrývají právě profesionální řízené tiskové služby.
Většina firem zná cenu tiskáren, ale ne cenu tisku. Tisk se v rozpočtu rozpadá na drobné a nesnadno identifikovatelné položky.Toner tady, servisní faktura tamhle, papír účetně evidován mezi kancelářskými potřebami, servisní práce IT specialisty nezaznamenaná. Dohromady vznikne částka, kterou nikdo nesečetl a tudíž o ní neví. Především by vás měly zajímat hodiny, které s tiskárnami stráví vaši zaměstnanci, ať už to mají v popisu práce či nikoliv. Řízené tiskové služby proto začínají měřením. Vstupní tiskový audit řeší, kolik se tiskne na kterém zařízení, v jakém oddělení a kolik z toho je barva, kterou nikdo nepotřeboval. Z přehledu poznáte, která tiskárna je přetížená a která jen zabírá místo na chodbě a skoro nic netiskne.
Stav tonerů i zařízení hlídáme na dálku, takže materiál dodáváme dostatečně včas, než skutečně dojde, a signály řady budoucích potíží vidíme dřív, než si jich někdo u přístroje všimne. Okamžitou poruchu systém nebo váš zaměstnanec nahlásí na jedno místo, ne třem servisním firmám podle značky tiskárny. Tiskový park postupně sjednotíme, neboť minimum rozmanitých modelů znamená méně druhů tonerů, stejné ovladače a tudíž i jednodušší správu i servis tiskáren.
Každý měsíc dostanete přehled nákladů a využití. Uvidíte v něm, kde se tiskne zbytečně, a můžete třeba nastavit oboustranný tisk jako výchozí či aplikovat jiná doporučení pro zefektivnění tisku.
IT správce přestane řešit hovory zaměstnanců typu „nejde mi tisk“. Office manager nemusí objednávat tonery ani si pamatovat, v jakém patře došly nebo mohou brzy dojít. A vedení firmy má na konci měsíce jedno číslo za tisk místo řady roztroušených faktur za materiál a servis.
Pro nastavení efektivní strategie řízených tiskových služeb je nutné nejdříve zjistit, kolik tiskových zařízení máte, jak jsou vytížená a kde dochází ke zbytečným nákladům. Dostanete seznam tiskáren s vytížením, přehled nákladů a doporučení, které tiskárny a kopírky v provozu ponechat, přesunout nebo vyřadit. Ozvěte se a domluvíme tiskový audit.
Ne vždy. Při tiskovém auditu se posoudí, která zařízení jde zapojit do vzdáleného monitoringu a která jsou nespolehlivá nebo drahá/zbytečná. Ta se vymění, ostatní mohou zatím zůstat. Cílem je budoucí jednotný tiskový park, ne výměna všeho najednou.
My. Stav tonerů sledujeme na dálku a příslušenství pro tiskárny posíláme dřív, než skutečně dojde. Nemusíte nic objednávat ani držet zásoby ve skříni, a nikdo z kolegů nemusí obcházet tiskárny a kontrolovat, kolik toneru v nich zbývá.
Uvidíte náklady a vytížení po jednotlivých zařízeních. Z toho poznáte nevyužité nebo přetížené tiskárny a zbytečný barevný tisk. Rozsah a podobu tiskových výkazů upravíme podle toho, co potřebujete sledovat.
Porucha je okamžitě nahlášena a my zajistíme opravu. Část potíží vidíme díky monitoringu dřív, než si jich všimnete. Reakční dobu na opravu stanovuje smlouva. Místo porouchaného zařízení bezodkladně půjčíme náhradní techniku.
Sdělit přesné číslo bez znalosti vašeho provozu by byl jen odhad. Peníze se obvykle hledají na třech místech: nevyužitá zařízení, zbytečný barevný tisk a čas IT na správu. Kolik to ve vaší firmě je, ukáže audit.
Palackého nám. 30, 66501 Rosice
